Combien de temps dois-je conserver mon imprimante ? 5 signes avant-coureurs d'une mise à niveau

La durée de vie typique d'une imprimante laser pour les petites entreprises est de deux à trois ans. Cependant, nombreux sont les responsables de bureau et les chefs d'entreprise qui hésitent à remplacer leur imprimante après une période apparemment courte.

Pourquoi se donner la peine de chercher de nouveaux modèles, dépenser des centaines d'euros et apprendre les tenants et aboutissants d'un nouvel appareil, surtout lorsque l'ancienne imprimante semble fonctionner correctement ?

Attendre que votre imprimante présente des problèmes peut sembler une approche prudente, mais cela pourrait finir par vous coûter bien plus cher que l'achat d'une nouvelle imprimante.

Les temps d'arrêt causés par des imprimantes inefficaces ou défectueuses s'accumulent rapidement et ont un impact significatif sur vos résultats, sans parler des coûts élevés de maintenance, d'énergie et de réparation associés à des appareils obsolètes.

En fait, les frais de réparation des imprimantes sont en moyenne trois fois supérieurs au prix d'achat d'une nouvelle imprimante.

L'impression représente l'une des trois principales dépenses des entreprises, ce qui signifie que les dysfonctionnements des imprimantes et les interruptions de travail qui en résultent entraînent des dépenses importantes et inutiles.

Voici cinq signes indiquant qu'il est peut-être temps de mettre à niveau ou de remplacer votre imprimante pour éviter de perdre du temps et de l'argent :

1. Vous n'êtes pas à jour en matière de sécurité

Près de la moitié des attaques en cybersécurité ciblent les petites entreprises, et le même pourcentage d'entreprises interrogées ont avoué négliger les imprimantes dans leur approche de la sécurité des points finaux.

Bien que les imprimantes et autres équipements ne semblent pas présenter de menace pour la sécurité, ils sont tout aussi susceptibles d'être compromis que n'importe quelle donnée sur votre réseau.

Un matériel, des logiciels et un réseau conçus et déployés de manière sécurisée sont les trois piliers d'un environnement d'impression sécurisé. Si votre imprimante ne propose pas ces fonctionnalités de sécurité intégrées, il est temps de la mettre à niveau.

Numérisation protégée par mot de passe

Avec des documents protégés par mot de passe, seuls les employés autorisés ont accès aux données dont ils ont besoin. Toutefois, de nombreuses imprimantes multifonctions (MFP) un peu anciennes ne disposent pas de cette fonction.

Authentification

L'authentification permet aux employés d'éviter de laisser des documents sensibles dans le bac à papier. Avec cette mesure de sécurité, les utilisateurs doivent vérifier leur identité à l'aide d'un code PIN sur l'appareil pour imprimer un document.

Cryptage d'impression

Cette fonction permet de chiffrer les données lorsqu'elles sortent de l'imprimante et circulent dans le réseau de l'entreprise, empêchant ainsi les pirates de déchiffrer des informations importantes.

2. Vous dépensez trop d'argent

Il existe diverses méthodes pour réduire les coûts sans sacrifier votre production d'impression, allant de l'instauration d'une politique d'impression en entreprise à l'engagement d'un prestataire de services d'impression gérés (MPS).

Cependant, des dépenses excessives en matière d'impression, notamment si votre budget a augmenté de façon inexplicable ces derniers mois, sont un signal clair qu'il est temps de remplacer votre imprimante inefficace.

Bien que les frais de réparation et d'entretien réguliers de l'imprimante puissent être évidents dans vos dépenses, de nombreux autres coûts liés à une imprimante défectueuse sont moins évidents. Les coûts opérationnels, notamment ceux liés aux cartouches d'encre et de toner, augmentent rapidement lorsque votre imprimante est obsolète.

Les anciens modèles d'imprimantes consomment plus d'encre et de toner que les nouveaux. Si vous commandez fréquemment des cartouches pour vos appareils, il est peut-être temps de songer à investir dans une imprimante plus récente.

3. Votre imprimante ne répond plus à vos besoins

Il peut arriver que les exigences dépassent les capacités de votre imprimante actuelle, surtout dans un environnement de bureau où l'activité est soutenue. Les anciens modèles d'imprimantes pourraient ne pas offrir toutes les fonctionnalités nécessaires ou être incapables de gérer l'augmentation du volume d'impression.

Si vous utilisez des imprimantes laser ou à jet d'encre standard, mais que vos employés ont souvent besoin de copier ou de numériser des documents, une solution pourrait être d'opter pour une imprimante multifonction. En investissant dans ce type d'équipement, vous pouvez aider vos employés à gagner du temps et à éviter les frustrations tout en réduisant les coûts de maintenance.

Les nouveaux modèles d'imprimantes, qu'il s'agisse de multifonctions ou d'appareils standards, sont également dotés de fonctionnalités supplémentaires qui peuvent améliorer vos opérations quotidiennes. La plupart des modèles fabriqués après 2013 offrent une qualité d'impression quasi photographique, une connectivité sans fil et la capacité de lire des supports amovibles. Si vos employés peuvent bénéficier de l'une de ces fonctionnalités innovantes, investir dans un modèle d'imprimante plus récent pourrait être l'une des meilleures décisions que vous puissiez prendre pour votre entreprise.

4. Vos impressions sont de moins bonne qualité

Une qualité d'impression irrégulière ou médiocre est souvent la première indication que votre imprimante doit être remplacée.

Cela peut sembler évident, mais il est également très facile d'ignorer les problèmes courants des imprimantes et de remettre à plus tard l'achat d'une nouvelle imprimante.

Les impressions ratées, les impressions floues ou inexistantes et l'application irrégulière de l'encre ou du toner sont autant de désagréments communs aux vieilles imprimantes qui passent généralement inaperçus ou sont ignorés.

Des têtes d'impression encrassées et une faible réserve d'encre peuvent également être à l'origine d'une mauvaise qualité d'impression, mais si votre tête d'impression semble en bon état, il est temps de chercher une nouvelle imprimante.

5. Votre imprimante est lente

Les travaux d'impression lents sont une autre source de frustration courante sur le lieu de travail, et cette lenteur peut être un signe supplémentaire qu'il est peut-être temps de remplacer votre imprimante.

La vitesse des imprimantes est généralement évaluée entre 1 et 50 pages par minute (PPM), les modèles plus onéreux ayant tendance à offrir une vitesse plus élevée. Quel que soit le coût initial de votre imprimante, celles qui impriment nettement plus lentement ont souvent besoin d'être mises à niveau ou remplacées.

En matière de gestion de bureau, beaucoup suivent la philosophie bien établie selon laquelle "si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas".

Cependant, de nombreux responsables prennent la décision de patienter jusqu'à ce que leurs imprimantes soient complètement irréparables avant d'investir dans de nouvelles, ce qui peut s'avérer être une grave erreur.

Ceux qui modernisent ou remplacent leurs imprimantes inefficaces en temps opportun évitent souvent la perturbation au bureau qui accompagne généralement une panne d'imprimante. Au lieu d'attendre que votre activité soit complètement paralysée, prenez l'initiative de remplacer ou de mettre à niveau votre imprimante en choisissant le modèle qui répond le mieux à vos besoins.

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